Buonasera a tutti, oggi vorrei parlarvi del sistema di registro visitatori di cui mi sto occupando in ALIQUID. Si tratta di un sistema che consente di registrare digitalmente tutti i visitatori di un’azienda in modo facile e a norma di sicurezza; il visitatore può anche essere pre-registrato in modo che questo possa effettuare un check-in molto veloce digitando il proprio nome o scansionando il QR code ricevuto via mail o anche con un badge stampato dalla receptionist sul momento, nel caso in cui il visitatore stesso dovesse avere anche la necessità di aprire porte, tornelli…
Per questo progetto, ALIQUID è rivenditore ufficiale di “Proxyclick”, una multinazionale belga che si sta dedicando interamente a quest’attività dal 2004 e che vanta clienti come Audi, Pepsi, Airbnb, Acer e altri grandi marchi.
Il fatto che 14 dipendenti da 14 anni si occupino solo di questo, vi fa capire la professionalità e soprattutto la qualità del sistema formato da 3 app in cloud connesse tra di loro. Tutto viene controllato dalla web app (dashboard di controllo), l’app su tablet (chiosco) è il front office da cui i visitatori possono effettuare il check-in e serve anche per migliorare l’immagine aziendale; mentre l’app su smartphone (today) serve per rendere possibile la comunicazione tra l’ospite e il suo referente.
Non voglio annoiarvi spiegandovi il funzionamento e tutte le caratteristiche del progetto, anche perché abbiamo intenzione di preparare alcuni video tutorial che spiegheranno meglio il tutto; ma quello su cui vorrei focalizzare l’attenzione sono i motivi per cui un’azienda dovrebbe acquistare questo sistema.
Anzitutto la caratteristica principale della Gestione Digitale Visitatori è la semplicità, non si tratta infatti di un software gestionale ma di 3 semplici app utilizzate in maniera immediata e intuitiva da chiunque. Sappiamo bene che la maggior parte dell’aziende in Italia (purtroppo anche grandi multinazionali) utilizzano ancora il classico foglio cartaceo per la registrazione di qualsiasi visitatore (candidati, consulenti, clienti ecc..), lasciando perdere tutto il discorso legato all’ormai obsoleto utilizzo della carta al posto del digitale, concentriamoci su un altro aspetto:
Il caro foglio cartaceo su cui scrivere nome, cognome, azienda, ora entrata/uscita e firma presenta due grossi problemi:
· È perdibile/distruggibile facilmente! Perdere dati personali, con le nuove norme sulla privacy vigenti, è pericoloso ed inoltre se venisse perso o distrutto in caso di emergenze non si ha conoscenza di chi è all’ interno dell’edificio
· Non è a norma GDPR! Vedere chi è stato a degli incontri prima di te o nel tuo stesso momento non è conforme alla normativa.
L’altro importante fattore da considerare è quello legato all’immagine, soprattutto considerando la società in cui viviamo dove i social media hanno portato all’estremizzazione della “vetrinizzazione di sé” e della supremazia dell’apparenza sulla realtà. Tutte le campagne di marketing odierne si basano sul valore percepito non su quello reale e ci sono tantissimi esempi di come l’immagine di un’azienda influisca nella mente dei consumatori più dei prodotti/servizi che essa effettivamente offre.
Quando era in fase di ricerca di uno stage ho fatto un colloquio presso una famosissima multinazionale americana a Milano e per registrarsi era necessario parlare con una segreteria connessa tramite un monitor e prendere il proprio badge che veniva stampato al momento; mi ricordo che quando amici e famigliari mi avevano chiesto come fosse andato il colloquio, ancora prima gli avevo raccontato di questo particolare metodo che mi aveva molto colpito.
Questo è per testimoniare di quanto sia importante la prima impressione, ma ancora più di questa c’è tutta la questione legata alla sicurezza. Oggi è impensabile non avere un constante monitoraggio di chi entra ed esce dalla tua azienda, soprattutto se si tratta di grandi edifici che contengono strumenti e dati preziosi per l’azienda, e oltre a dover tutelare te stesso, è necessario anche per far sentire al sicuro i propri ospiti. Abbiamo sempre la tendenza di dare importanza solo a quello che ci viene imposto e quindi argomenti come accoglienza e sicurezza dei propri visitatori non vengono considerati importante finché non accade un evento negativo che mette tutto in secondo piano e che crea una sfrenata ed inutile caccia al colpevole.
VISTO CHE PREVENIRE È SEMPRE MEGLIO CHE CURARE, AFFIDATI AD UN SISTEMA DI GESTIONE DEI VISITATORI SICURO!
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