Consultazione vs Conservazione

Consultazione vs Conservazione

Una nuova scadenza, in tema di fatturazione elettronica, è ormai alle porte. Si tratta della scadenza del 3 maggio 2019, data in cui si considererà concluso il periodo battezzato dall’Agenzia delle Entrate (AdE) come “transitorio”. Fino a quella data continueranno ad essere memorizzate indistintamente dall’AdE tutte le fatture elettroniche transitate attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Entro il 3 maggio (così come descritto nell’avviso per gli utenti sul portale Fatture e Corrispettivi) verrà quindi pubblicato un apposito Accordo di servizio, la cui adesione permetterà di usufruire del servizio tramite cui poter consultare o scaricare i file XML delle fatture emesse e ricevute attraverso SdI nell’area riservata del medesimo portale. Per poter aderire al servizio sono a disposizione 60 giorni a decorrere dal 3 maggio, durante i quali continueranno ad essere memorizzate temporaneamente tutte le fatture in modalità integrale.

Nel caso in cui l’accordo non venga sottoscritto, il Provvedimento 21/12/2018 (punto 1.1, lettera g) ha disposto che «l’Agenzia delle Entrate, dopo l’avvenuto recapito della fattura al destinatario, cancella i dati dei file delle fatture elettroniche e memorizza esclusivamente i dati fattura di cui al punto 1.2». Tali dati fattura, che verranno in ogni caso memorizzati, sono tutti i dati fiscalmente rilevanti di cui all’articolo 21 del DPR 633/1972, ad esclusione dei dati di cui al comma 2, lettera g), ossia quelli riguardanti natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione.

Se l’accordo viene sottoscritto, di fatto l’AdE viene nominata Responsabile del trattamento dei dati personali per conto del sottoscrittore e i file delle fatture elettroniche correttamente trasmesse al SdI sono disponibili nella citata area riservata sino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI (Provvedimento 21/12/2018, punto 1.1, lettera f).

Da ricordare però che questo servizio cosiddetto di consultazione non ha che vedere con il servizio di conservazione, per aderire al quale è necessario stipulare con l’AdE un altro Accordo di servizio, già disponibile nell’apposita sezione del portale Fatture e Corrispettivi.

La distinzione tra le due tipologie di servizi riguarda sia la modalità che le tempistiche di memorizzazione dei file. Infatti, il servizio di consultazione si limita a mettere a disposizione, per un periodo di tempo limitato, i file per poterli visionare e/o scaricare senza concentrarsi sul mantenimento delle loro caratteristiche di integrità/autenticità/leggibilità, mentre il servizio di conservazione presuppone lo svolgimento dell’intero processo finalizzato a mantenere le peculiarità documentali sopraindicate, per i 10 anni previsti dalla normativa, tramite apposizione di firma digitale e marca temporale.

Alcune perplessità possono sorgere sulla decisione stessa di affidare all’AdE la conservazione decennale dei propri documenti, trattandosi di un sistema centralizzato di fatto non conosciuto dal contribuente, attraverso cui i documenti risulterebbero a disposizione di un’eventuale controparte processuale in un contenzioso tributario. Piuttosto inquietante è anche quanto scritto nell’Accordo di servizio a pag. 4: «L’Agenzia non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del servizio di conservazione». Quantomeno, rispetto a quanto si vociferava all’inizio, anche questo servizio è stato subordinato alla sottoscrizione di un accordo ben preciso e non attuato in qualsiasi caso. Ma sarà davvero sufficiente a garantire un’idonea e sufficiente protezione dei dati personali?

Come gestire i visitatori aziendali nel rispetto del GDPR?

Come gestire i visitatori aziendali nel rispetto del GDPR?

Il regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione europea (GDPR) è entrato in vigore a partire dal 25 maggio 2018 ma ancora oggi molte aziende posticipano l’adeguamento, forse per osservare quanto davvero si spingerà il Garante con le sanzioni, o magari perché non si ritiene fondamentale il tema.

Poi c’è chi, attento alla protezione dei dati personali, non sa effettivamente come implementare nella pratica il GDPR. Un caso è quello della gestione dei visitatori o della registrazione degli ospiti durante un meeting/evento. Per questo tipo di operazioni si pensa che il dato possa essere trattato alla “vecchia maniera”: con registri cartacei o con semplici archiviazioni su pc che non rispettano le norme sulla sicurezza aziendale in caso di emergenza (d. lgs. 81/2008).

Quante volte ci è capitato di firmare registri e lasciare dati su fogli volanti, dove erano ben visibili i dati di coloro che avevano fatto ingresso prima di noi? E quante volte ci siamo chiesti come sarebbero stati trattati i nostri dati, o perché ci chiedessero dati inutili che non avremmo voluto concedere? Oppure per quanto tempo i nostri dati sarebbero stati conservati?  Ovviamente una gestione come quella sopra citata non risulta essere neanche lontanamente allineata al regolamento GDPR, e l’attenzione dell’azienda/associazione dovrebbe essere posta su diversi piani.

Quali dati chiedere, quanto tempo conservarli e garanzia di riservatezza

Come da regolamento, i dati che possono essere richiesti devono essere “adeguati, pertinenti, e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati”.  Dunque, una prima attenzione dovrà essere posta su quali dati richiedere. Chiedere l’indirizzo fisico è legittimo? Il numero di telefono? Per farne cosa? Se lo scopo è solo la registrazione all’ingresso, probabilmente questi dati non sono necessari. Se però si intende raccogliere dati per un contatto futuro, o altre finalità ad esempio quella di poter allertare i visitatori stessi in caso di emergenza, questi dati potrebbero essere essenziali e il tutto andrà riferito in modo chiaro e conciso.

In base alla normativa sulla sicurezza aziendale dovrebbe essere poi possibile in qualunque momento sapere quanti visitatori siano presenti nell’edificio, chi, e potenzialmente localizzarli in caso di emergenza (d. lgs. 81/2008). La tracciatura è possibile nel momento in cui il visitatore è dotato di un badge che viene registrato al momento del transito.

 I dati poi devono essere “conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.”  Dunque, deve essere data facoltà all’utente di chiederne la cancellazione una volta terminata la visita o comunque terminata la finalità (dovrebbero essere cancellati al termine della visita stessa, ed in ogni caso deve essere concessa la possibilità alla persona, di richiedere i dati detenuti dal titolare dell’azienda, i quali dovranno provvedere ad un’immediata visualizzazione e stampa dei dati stessi).

 I dati devono essere trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione mediante misure tecniche e organizzative adeguate … (integrità e riservatezza).  E su questo punto, per quanto concerne la gestione visitatori, spesso troviamo soluzioni fantasiose, che comprendono il foglio di carta fatto compilare, contenente tutta la lista degli ingressi giornalieri. E addio riservatezza…

Una soluzione in questi casi c’è

Aliquid S.r.l. è rivenditore ufficiale di una soluzione di gestione digitale dei visitatori che consente di rispettare la riservatezza di ognuno di essi visto che la registrazione avviene attraverso un tablet, dunque il visitatore non può sapere chi è entrato prima di lui nella stessa azienda in quello stesso giorno. Inoltre, questa soluzione permette di adeguarsi alla normativa sulla sicurezza aziendale come previsto nel d.lgs. 81/2008 e di conferire ai propri visitatori un’immagine moderna ed innovativa della propria società.

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La felicità sul posto di lavoro ti porta ad essere più produttivo?

La felicità sul posto di lavoro ti porta ad essere più produttivo?

Oggi vogliamo segnalare un interessantissimo articolo di “Linkiesta” sui fattori che determinano la felicità sul luogo di lavoro. Alcuni possono pensare che il fattore principale possa essere quello legato al salario e invece alcune ricerche hanno dimostrato il contrario.

Creare un ambiente di lavoro dove le persone possano sentirsi felici, secondo il senso comune della definizione, non è sempre facile né necessariamente conduce alla felicità. Un buon salario, abbondanti benefit, ad esempio, non sembrano rendere più di tanto felici le persone. Una ricerca condotta presso l’Università di Warwick in Gran Bretagna ha messo in luce che le persone felici al lavoro sono il 12% più produttive, mentre Shawn Achor ha scoperto che la felicità rende le aziende più produttive del 31%, le vendite aumentano del 37%, l’accuratezza di esecuzione dei compiti sale del 19%, la qualità della vita e il benessere mentale degli impiegati ne vengono beneficiati.

Si è visto che offrire dei piccoli, sani snack di cibo, massaggi rilassanti, servizi medici, una palestra interni all’azienda rendono le persone più felici. Google, ad esempio, ha scelto aspetti estetici divertenti ella sua architettura interna. In realtà, non è sempre facile stabilire una relazione diretta tra ciò che rende felici le persone in azienda e le ricadute professionali positive di tali politiche aziendali. Ad esempio, si è rilevato che anche se i benefit sono molto attraenti per gli impiegati, essi non sono efficaci per migliorare le performance aziendali.

Inoltre, si deve sottolineare che l’essere umano è molto abile ad adattarsi alle diverse situazioni, belle o brutte che siano, per cui anche dopo avere ottenuto grandi salari, benefit, alla fine ci si abitua. Memorabile in questo senso è stato lo studio di Philip Brickman, Dan Coates e Ronnie Janoff-Bulman dell’Università del Massachussets nel 1979 in cui hanno rilevato che il livello generale di felicità di coloro che hanno vinto una ingente somma alla lotteria e quella di coloro che sono sopravvissuti ad un incidente, ma sono diventati paraplegici o quadriplegici non era significativamente differente. Le persone che avevano vinto alla lotteria erano felici per la vincita, ma traevano meno piacere dalla vita quotidiana rispetto alle persone sopravvissute all’incidente.

Anche il salario non è un elemento determinante per la felicità. Al contrario, può anche diventare fonte di infelicità se ci si confronta con altri colleghi o altre aziende in cui si viene pagati di più per le stesse mansioni. Una ricerca condotta presso la Princeton University ha scoperto che le persone ben pagate al lavoro sono relativamente soddisfatte, ma sono a malapena più felici nella vita quotidiana, sono più inquiete, non trascorrono il loro tempo per svolgere più cose che a loro piacciono rispetto a coloro che vengono pagati meno.

Secondo Alexander Kjerulf quello che rende maggiormente felici le persone al lavoro sono le relazioni umane. Le gratifiche hanno un peno meno preponderante rispetto ai buoni rapporti. Le persone hanno bisogno di sentire che stanno contribuendo a realizzare qualcosa di importante. Craig Shapiro aggiunge che la soddisfazione è in funzione della produttività, del riconoscimento e del dare. In altre parole, compiere un lavoro significativo che gli altri apprezzano e restituire qualcosa è formula della felicità al lavoro.

Quindi cari recruiter quando scegliete chi assumere, tenete bene presenti anche le caratteristiche personali oltre che quelle lavorative perché l’ambiente di lavora conta e potrebbe essere la chiave per il successo della vostra azienda!

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Il modello Coworking “esplode” in Italia

Il modello Coworking “esplode” in Italia

“Scordatevi il posto fisso”

Quante volte ci siamo sentiti ripetere questa frase negli ultimi tempi? Adesso questa può essere utilizzata anche con un altro significato, infatti sono sempre meno le aziende che decidono di investire per avere una sede tutta loro. Al contrario sono sempre di più quelle che decidono di condividere spazi e sale con altre imprese, quindi lavoratori non dimenticatevi le vostre foto sulla scrivania perché domani potrebbe essere occupata da qualcun’altro!

I motivi della diffusione di questo modello che piano piano si sta diffondendo molto anche in Italia sono vari, dall’abbattimento di onerosi costi fissi legati all’affitto o addirittura ad una compravendita, alla possibilità di godere di vari servizi come reception, sale eventi ecc.. per finire con l’enorme possibilità di fare network, che è ormai diventato un concetto chiave nel marketing. Fare network, cioè saper creare una rete di persone che ti referenziano e che sponsorizzano i tuoi prodotti/servizi o che semplicemente conosca le tue attività, sembra essere diventato assolutamente indispensabile nel business moderno. Il “fenomeno” del network non è certo nuovo, esiste da sempre. Prima si creava solo tramite passa parola, ora il modo più facile con cui crearsi il proprio è sicuramente quello attraverso l’utilizzo dei social network. Da questa prospettiva, il valore aggiunto di lavorare quotidianamente con ad esempio 100 altre aziende nel tuo stesso edificio è che potenzialmente un 5% di queste potrebbero diventare tuoi clienti.

Oltre a questi aspetti, c’è anche da considerare quello legato alla produttività. Lavorare meglio è più efficace. Parola di Pierre Marin, amministratore delegato di JLL Italia perché la “human experience” sul posto di lavoro, ovvero il benessere in senso più generico, aumenta la produttività dei singoli lavoratori. Secondo una ricerca di JLL Italia, player immobiliare internazionale, il coworking è presente nel nostro Paese con 640 spazi uno spazio su sei a Milano. JLL Italia ha appena portato WeWork in Italia, affiancandolo nel processo di identificazione e analisi delle due sedi di Milano: quella in via Mazzini 9/11 e quella in via Meravigli 2. Negli ultimi tre anni a Milano gli spazi flessibili sono cresciuti del +60% gli spazi flessibilie del +53% a Roma. Tra gli 80 e i 360 euro i canoni per l’affitto di una scrivania in hotdesk. “Se a Milano sono ancora le piccole realtà o le start up o i professionisti a usufruire di questi spazi, a Londra e Parigi lo fanno anche le multinazionali che non vogliono più troppe strutture fisse. Come per esempio Facebook ha diversi posti di lavoro ‘flessibili’” rivela Marin. La diffusione di nuovi modelli di lavoro orientati alla flessibilità, al benessere e alla mobilità, ha generato in ambito real estate la presenza di un numero crescente di operatori che offrono soluzioni innovative di lavoro condiviso.

Secondo i dati pubblicati dal “Corriere Della Sera”, alcuni grandi operatori internazionali come WeWork, The Bureau e Work Club Global stanno debuttando sul mercato italiano, rinnovando e ampliando l’offerta disponibile. I grandi operatori offrono sempre più spazi ibridi: dalla possibilità di lavorare in open space utilizzando una scrivania non dedicata alla quale si accede con un semplice contratto di membership (per cifre attorno agli 80-100 euro al mese), all’ufficio dedicato in cui le multinazionali che per la prima volta si affacciano in un mercato stanziano il team locale anche per lunghi periodi. Al centro del concetto di coworking ci sono temi che spaziano dalla flessibilità al networking, alla comunicazione e alla collaborazione tra gli utenti. Attraverso l’offerta di servizi fondamentali come la reception, le sale riunioni e per conferenze, gli spazi e l’organizzazione di eventi, i servizi di segreteria e la ristorazione, il coworking si è affermato anche in Italia come modello di spazio di lavoro per privati e per aziende.

In questo momento la scena Italiana è dominata da 3 colossi: IWG (il gruppo che include Regus, Spaces, Signature, N.18, Openoffice, Basepoint) che oggi è il maggior operatore a livello nazionale con 50 centri distribuiti in 11 città. Fondata in Belgio nel 1989, Regus fa parte di un network che comprende 3200 business centre in 1.000 città e 120 paesi. Il secondo operatore è Talent Garden, una piattaforma pensata per i professionisti del digitale, della tecnologia e della creatività fondata in Italia nel 2011 ed è oggi diffusa con 23 campus anche in altri paesi europei. Segue Copernico con 10 strutture localizzate a Milano, Roma e Torino. Questo format nasce in Italia nel 2015 ed oggi comprende anche spazi a Brussels.

Il fenomeno appare diffuso con concentrazione diversa su tutto il territorio nazionale con una prevalenza per le città di Milano e Roma, dove si registra il maggior numero di operatori con oltre 100 e 50 strutture rispettivamente. In Italia, come in altre Nazioni europee, è presente una grande quantità di piccoli operatori che occupano spazi inferiori ai 250 mq e un numero ristretto di grandi operatori nazionali e internazionali in fase espansiva. Rispetto alle principali città europee, a Milano e Roma l’avanzamento degli spazi cosiddetti ‘flessibili’ sul totale dell’assorbimento degli spazi risulta essere inferiore: nel 2017 a Londra gli spazi flessibili sono addirittura il 22% del totale, sintomo di una forte cultura orientata alla flessibilità lavorativa e di un mercato ormai consolidato, a Berlino il 7%, a Monaco il 5% e ad Amsterdam il 4%. A Milano gli spazi flessibili occupano il 3% del totale, mentre a Roma l’1%, a pari merito con Parigi, in controtendenza rispetto al trend delle altre grandi città europee.

Il coworking è uno dei trand del momento e se anche in Italia si registra questa “espansione” dopo che all’estero questo modello ha già avuto grande successo, vuol dire che esso reca diversi vantaggi alle aziende ed è in coerenza anche con un cambiamento a livello sociale e di abitudini, visto che anche il necessità di avere una dimora fissa e una casa di proprietà sta diminuendo e d’altro canto stanno nascendo sempre più grossi condomini dove gli inquilini condividono anche palestre, aree relax ecc.. Un esempio su tutti? Bosco verticale, uno dei fiori all’occhiello della nuova zona “smart” di Milano.

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Perchè un’azienda dovrebbe gestire digitalmente i propri visitatori?

Perchè un’azienda dovrebbe gestire digitalmente i propri visitatori?

Buonasera a tutti, oggi vorrei parlarvi del sistema di Gestione Digitale Visitatori di cui mi sto occupando in ALIQUID. Si tratta di un sistema che consente di registrare digitalmente tutti i visitatori di un’azienda in modo facile e a norma di sicurezza; il visitatore può anche essere pre-registrato in modo che questo possa effettuare un check-in molto veloce digitando il proprio nome o scansionando il QR code ricevuto via mail o anche con un badge stampato dalla receptionist sul momento, nel caso in cui il visitatore stesso dovesse avere anche la necessità di aprire porte, tornelli…

Per questo progetto, ALIQUID è rivenditore ufficiale di “Proxyclick”, una multinazionale belga che si sta dedicando interamente a quest’attività dal 2004 e che vanta clienti come Audi, Pepsi, Airbnb, Acer e altri grandi marchi.

Il fatto che 14 dipendenti da 14 anni si occupino solo di questo, vi fa capire la professionalità e soprattutto la qualità del sistema formato da 3 app in cloud connesse tra di loro. Tutto viene controllato dalla web app (dashboard di controllo), l’app su tablet (chiosco) è il front office da cui i visitatori possono effettuare il check-in e serve anche per migliorare l’immagine aziendale; mentre l’app su smartphone (today) serve per rendere possibile la comunicazione tra l’ospite e il suo referente.

Non voglio annoiarvi spiegandovi il funzionamento e tutte le caratteristiche del progetto, anche perché abbiamo intenzione di preparare alcuni video tutorial che spiegheranno meglio il tutto; ma quello su cui vorrei focalizzare l’attenzione sono i motivi per cui un’azienda dovrebbe acquistare questo sistema.

Anzitutto la caratteristica principale della Gestione Digitale Visitatori è la semplicità, non si tratta infatti di un software gestionale ma di 3 semplici app utilizzate in maniera immediata e intuitiva da chiunque. Sappiamo bene che la maggior parte dell’aziende in Italia (purtroppo anche grandi multinazionali) utilizzano ancora il classico foglio cartaceo per la registrazione di qualsiasi visitatore (candidati, consulenti, clienti ecc..), lasciando perdere tutto il discorso legato all’ormai obsoleto utilizzo della carta al posto del digitale, concentriamoci su un altro aspetto:
Il caro foglio cartaceo su cui scrivere nome, cognome, azienda, ora entrata/uscita e firma presenta due grossi problemi:

·        È perdibile/distruggibile facilmente! Perdere dati personali, con le nuove norme sulla privacy vigenti, è pericoloso ed inoltre se venisse perso o distrutto in caso di emergenze non si ha conoscenza di chi è all’ interno dell’edificio

·        Non è a norma GDPR! Vedere chi è stato a degli incontri prima di te o nel tuo stesso momento non è conforme alla normativa.

L’altro importante fattore da considerare è quello legato all’immagine, soprattutto considerando la società in cui viviamo dove i social media hanno portato all’estremizzazione della “vetrinizzazione di sé” e della supremazia dell’apparenza sulla realtà. Tutte le campagne di marketing odierne si basano sul valore percepito non su quello reale e ci sono tantissimi esempi di come l’immagine di un’azienda influisca nella mente dei consumatori più dei prodotti/servizi che essa effettivamente offre.

Quando era in fase di ricerca di uno stage ho fatto un colloquio presso una famosissima multinazionale americana a Milano e per registrarsi era necessario parlare con una segreteria connessa tramite un monitor e prendere il proprio badge che veniva stampato al momento; mi ricordo che quando amici e famigliari mi avevano chiesto come fosse andato il colloquio, ancora prima gli avevo raccontato di questo particolare metodo che mi aveva molto colpito.

Questo è per testimoniare di quanto sia importante la prima impressione, ma ancora più di questa c’è tutta la questione legata alla sicurezza. Oggi è impensabile non avere un constante monitoraggio di chi entra ed esce dalla tua azienda, soprattutto se si tratta di grandi edifici che contengono strumenti e dati preziosi per l’azienda, e oltre a dover tutelare te stesso, è necessario anche per far sentire al sicuro i propri ospiti. Abbiamo sempre la tendenza di dare importanza solo a quello che ci viene imposto e quindi argomenti come accoglienza e sicurezza dei propri visitatori non vengono considerati importante finché non accade un evento negativo che mette tutto in secondo piano e che crea una sfrenata ed inutile caccia al colpevole.

VISTO CHE PREVENIRE È SEMPRE MEGLIO CHE CURARE, AFFIDATI AD UN SISTEMA DI GESTIONE DEI VISITATORI SICURO!

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Per info: marketing@aliquid.it  o contattami direttamente a:  spiombardi@aliquid.it

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Documento e dato: nemici amici

Documento e dato: nemici amici

Individuare e fare propria una definizione univoca di documento, che sia adattabile ai moltissimi ambiti in cui ci si trova ad avere in qualche modo a che fare con il documento stesso e ai diversi supporti in cui esso può manifestarsi, è sicuramente impresa ardua. Probabilmente il voler ridurre una tale molteplicità a poche righe definitorie aventi la pretesa di possedere un valore universale sarebbe anche un atto piuttosto sterile, quasi disonesto.

Consideriamo alcuni esempi di declinazione del significato a seconda del contesto operativo: da un punto di vista giuridico, caratteristica fondamentale del documento è il suo intrinseco valore probatorio; da un punto di vista archivistico il documento è legato senza riserve al suo soggetto produttore e all’attività professionale/istituzionale durante il cui svolgimento esso viene prodotto. Per ciò che riguarda il documento strettamente digitale, esso viene definito dal CAD come «il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti».

Quindi un dato grezzo che non innesca necessariamente dei rapporti di tipo giuridico non può essere considerato un documento? Ma la vera domanda a questo punto è: nell’era di big data e blockchain, in cui l’obiettivo è quello di puntare il tutto per tutto a generare l’interoperabilità tra i sistemi e processi digitali integrati, in cui il dato non faccia in tempo a cristallizzarsi in una forma statica ma continui a migrare da un sistema all’altro al fine di abbandonare poco a poco fastidiose riconciliazioni e data entry inutili, continuerà ad esistere il documento così come l’abbiamo conosciuto fin qui?

E ancora, il dato puro e semplice costituisce uno stato embrionale del documento o rappresenta piuttosto il suo ineluttabile futuro? Se la risposta coincidesse con questa seconda possibilità, è chiaro che assumeranno un’importanza sempre maggiore i sistemi atti a garantire un’identificazione comprovata nel momento in cui vengono registrati dei dati (penso ad esempio a SPID) e gli strumenti in grado di certificare l’integrità e la provenienza dei dati stessi, come può essere il meccanismo della firma digitale. Gestire e padroneggiare tutte le criticità e le opportunità legate a questa tendenza, i cui segnali sono ormai palesi, sarà probabilmente una delle sfide centrali dei prossimi tempi.

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