Individuare e fare propria una definizione univoca di documento, che sia adattabile ai moltissimi ambiti in cui ci si trova ad avere in qualche modo a che fare con il documento stesso e ai diversi supporti in cui esso può manifestarsi, è sicuramente impresa ardua. Probabilmente il voler ridurre una tale molteplicità a poche righe definitorie aventi la pretesa di possedere un valore universale sarebbe anche un atto piuttosto sterile, quasi disonesto.
Consideriamo alcuni esempi di declinazione del significato a seconda del contesto operativo: da un punto di vista giuridico, caratteristica fondamentale del documento è il suo intrinseco valore probatorio; da un punto di vista archivistico il documento è legato senza riserve al suo soggetto produttore e all’attività professionale/istituzionale durante il cui svolgimento esso viene prodotto. Per ciò che riguarda il documento strettamente digitale, esso viene definito dal CAD come «il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti».
Quindi un dato grezzo che non innesca necessariamente dei rapporti di tipo giuridico non può essere considerato un documento? Ma la vera domanda a questo punto è: nell’era di big data e blockchain, in cui l’obiettivo è quello di puntare il tutto per tutto a generare l’interoperabilità tra i sistemi e processi digitali integrati, in cui il dato non faccia in tempo a cristallizzarsi in una forma statica ma continui a migrare da un sistema all’altro al fine di abbandonare poco a poco fastidiose riconciliazioni e data entry inutili, continuerà ad esistere il documento così come l’abbiamo conosciuto fin qui?
E ancora, il dato puro e semplice costituisce uno stato embrionale del documento o rappresenta piuttosto il suo ineluttabile futuro? Se la risposta coincidesse con questa seconda possibilità, è chiaro che assumeranno un’importanza sempre maggiore i sistemi atti a garantire un’identificazione comprovata nel momento in cui vengono registrati dei dati (penso ad esempio a SPID) e gli strumenti in grado di certificare l’integrità e la provenienza dei dati stessi, come può essere il meccanismo della firma digitale. Gestire e padroneggiare tutte le criticità e le opportunità legate a questa tendenza, i cui segnali sono ormai palesi, sarà probabilmente una delle sfide centrali dei prossimi tempi.
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Digital Preservation Specialist & Business Process Analyst
Dopo una laurea specialistica in Archivistica con una tesi sul documento digitale e il conseguimento del master in Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato, Laura entra in ALIQUID come esperta di conservazione a norma e di gestione documentale. Ad oggi coordina progetti di digitalizzazione dei processi, rapportandosi sia con realtà private multinazionali che con enti pubblici, ed è iscritta ad un master in Innovation Strategy & Digital Transformation della 24 Ore Business School.