Una nuova scadenza, in tema di fatturazione elettronica, è ormai alle porte. Si tratta della scadenza del 3 maggio 2019, data in cui si considererà concluso il periodo battezzato dall’Agenzia delle Entrate (AdE) come “transitorio”. Fino a quella data continueranno ad essere memorizzate indistintamente dall’AdE tutte le fatture elettroniche transitate attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Entro il 3 maggio (così come descritto nell’avviso per gli utenti sul portale Fatture e Corrispettivi) verrà quindi pubblicato un apposito Accordo di servizio, la cui adesione permetterà di usufruire del servizio tramite cui poter consultare o scaricare i file XML delle fatture emesse e ricevute attraverso SdI nell’area riservata del medesimo portale. Per poter aderire al servizio sono a disposizione 60 giorni a decorrere dal 3 maggio, durante i quali continueranno ad essere memorizzate temporaneamente tutte le fatture in modalità integrale.
Nel caso in cui l’accordo non venga sottoscritto, il Provvedimento 21/12/2018 (punto 1.1, lettera g) ha disposto che «l’Agenzia delle Entrate, dopo l’avvenuto recapito della fattura al destinatario, cancella i dati dei file delle fatture elettroniche e memorizza esclusivamente i dati fattura di cui al punto 1.2». Tali dati fattura, che verranno in ogni caso memorizzati, sono tutti i dati fiscalmente rilevanti di cui all’articolo 21 del DPR 633/1972, ad esclusione dei dati di cui al comma 2, lettera g), ossia quelli riguardanti natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione.
Se l’accordo viene sottoscritto, di fatto l’AdE viene nominata Responsabile del trattamento dei dati personali per conto del sottoscrittore e i file delle fatture elettroniche correttamente trasmesse al SdI sono disponibili nella citata area riservata sino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI (Provvedimento 21/12/2018, punto 1.1, lettera f).
Da ricordare però che questo servizio cosiddetto di consultazione non ha che vedere con il servizio di conservazione, per aderire al quale è necessario stipulare con l’AdE un altro Accordo di servizio, già disponibile nell’apposita sezione del portale Fatture e Corrispettivi.
La distinzione tra le due tipologie di servizi riguarda sia la modalità che le tempistiche di memorizzazione dei file. Infatti, il servizio di consultazione si limita a mettere a disposizione, per un periodo di tempo limitato, i file per poterli visionare e/o scaricare senza concentrarsi sul mantenimento delle loro caratteristiche di integrità/autenticità/leggibilità, mentre il servizio di conservazione presuppone lo svolgimento dell’intero processo finalizzato a mantenere le peculiarità documentali sopraindicate, per i 10 anni previsti dalla normativa, tramite apposizione di firma digitale e marca temporale.
Alcune perplessità possono sorgere sulla decisione stessa di affidare all’AdE la conservazione decennale dei propri documenti, trattandosi di un sistema centralizzato di fatto non conosciuto dal contribuente, attraverso cui i documenti risulterebbero a disposizione di un’eventuale controparte processuale in un contenzioso tributario. Piuttosto inquietante è anche quanto scritto nell’Accordo di servizio a pag. 4: «L’Agenzia non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del servizio di conservazione». Quantomeno, rispetto a quanto si vociferava all’inizio, anche questo servizio è stato subordinato alla sottoscrizione di un accordo ben preciso e non attuato in qualsiasi caso. Ma sarà davvero sufficiente a garantire un’idonea e sufficiente protezione dei dati personali?
Digital Preservation Specialist & Business Process Analyst
Dopo una laurea specialistica in Archivistica con una tesi sul documento digitale e il conseguimento del master in Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato, Laura entra in ALIQUID come esperta di conservazione a norma e di gestione documentale. Ad oggi coordina progetti di digitalizzazione dei processi, rapportandosi sia con realtà private multinazionali che con enti pubblici, ed è iscritta ad un master in Innovation Strategy & Digital Transformation della 24 Ore Business School.