Servizio di registrazione automatica delle fatture fornitori, completamente in outsourcing, prevede:

  • La ricezione delle fatture fornitori,
  • L’esecuzione dei controlli per la verifica della conformità dei dati,
  • La preparazione del formato utile per il caricamento automatico nel gestionale del cliente.

Le fatture fornitori contengono informazioni dettagliate che normalmente non vengono registrate per mancanza di tempo,registrare il massimo dettaglio non è più un problema con la digitalizzazione.

Inoltre, il servizio dialoga con l’utente via mail segnalando l’eventuale mancanza di informazioni necessarie per la corretta elaborazione della fattura.

Il caricamento in automatico delle fatture fornitori consente di gestire la liquidazione dell’IVA mensile con la massima tranquillità e sicuri di aver registrato tutta l’IVA a credito.

L’implementazione del servizio è graduale ed è utilizzabile indipendentemente dalla piattaforma gestionale utilizzata per la registrazione delle fatture fornitori: i fornitori non sono costretti ad adottare un formato standard ma possono inviare i dati in qualsiasi formato elettronico oppure, con l’utilizzo di uno scanner, è possibile “leggere” le informazioni stampate sulle fatture cartacee, digitalizzarle e archiviarle su supporto ottico.

Servizi aggiuntivi:

  • Utilizzando il servizio di consultazione dei documenti in outsourcing, le fatture possono essere consultate dal personale dell’azienda,
  • E’ possibile creare CD/DVD autoconsistenti, permettendo così la consultazione delle fatture a personale dell’azienda presso la sede,
  • E’ possibile configurare un sistema per il controllo del budget, ad esempio nel caso della fatturazione di telefonia mobile, definendo un limite per contratto/mese. Il sistema, in caso di superamento del budget, invia una e-mail con i dati riportati in fattura al responsabile budget.

Vantaggi:

  • Il costo del servizio è in funzione della quantità dei documenti conservati.
  • Riallocazione delle risorse a incarichi più strategici per le società (recupero crediti, gestione fornitori ecc.),
  • Riduzione dei costi di struttura (energia elettrica, spazi uffici, hardware, costi telefonici),
  • Riduzione dei costi relativi ad eventi straordinari (sostituzione per malattia, maternità, turnover, training),
  • Tutti i documenti sono conservati in un’unica posizione, accessibile a tutti gli autorizzati (risparmio di carta, spazio, e tempo di ricerca).